Compte-rendu de la réunion du 13 janvier 2011

Chers participants, Chères participantes,
Ce jeudi 13 janvier 2011 s'est déroulé une réunion entre ambassadeurs et organisateurs de l'Avant Première d'Harry Potter et les reliques de la mort partie 2 à Londres. Beaucoup de détails sont ressortis de celle-ci. Nous vous informons par ailleurs que certaines mesures ont été prise.

● Premièrement, au niveau du logement:
Comme vous le savez déjà, nous logerons au Piccadilly Backpackers Hostel qui propose des chambres de dix lits à petits prix. Nous vous rappelons que les premiers inscrits sont les premiers servi. Une chambre de dix est déjà sur le point d'être réservée. Par la suite, les réservations se feront par 8 laissant ainsi deux lits de libre par chambres en cas de retardataires. Vous trouverez ici toutes les informations relative à la réservation de lits.
Attention: l'acompte est à payer le plus rapidement possible afin d'éviter tout débordement et manquement de place dans l'auberge.

● Ensuite, concernant l'Eurostar:

CONCERNANT LES MINEURS

Les mineurs sont priés de mettre au courant leurs parents de leur voyage. De plus, sans autorisation de quitter le pays, que vous pouvez vous procurer à la mairie (commune), signée par les parents, le départ sera REFUSE et vous serez donc contraint de rester sur le quai. Chaque ambassadeur est donc dans le droit de vous demander à chaque instant cette autorisation ainsi que le numéro de téléphone de vos parents afin de les prévenir. N'oubliez pas de demander à vos parents de vous attribuer un responsable légal (d'où la possibilité de rencontre entre ambassadeurs/parents).

Plusieurs villes ont un terminus Eurostar: Paris, Lille, Bruxelles, ... Cependant, la seule gare pour qui nous avons le plus de renseignement jusqu'à aujourd'hui est celle de Paris. De nouveau devis seront bientôt disponible et c'est ainsi que la mise en place d'un paiement d'acompte sera mis en place.
Entre ambassadeurs et organisateurs, nous avons donc décidé de fixer l'acompte à 40% du prix total du billet pour certaines raisons pratiques.
Si l'acompte avait été fixé à 20% et que vous vous désistiez, 20 autres % auraient été prélevé du compte de la personne s'occupant de la réservation.
En le fixant à 40%, nous couvrons ainsi ces 20 autres % de frais en cas de désistement.
Enfin, ainsi, il ne vous restera presque plus rien à payer au final (60% de la somme).
Pour plus d'infos, rendez-vous ici.
Attention: l'acompte est non remboursable!! Soyez donc sûre de savoir vous rendre à Londres. Déposez vos congés, prévenez vos parents (si vous êtes mineur), et ayez tous les papiers nécessaire le jour du départ.

● Continuons avec le fanbook:
Concernant le fanbook, n'hésitez pas à y laisser un message. Celui-ci est divisé en plusieurs catégories.

- La WB
- Les réalisateurs
- David Heyman
- Les compositeurs
- Les acteurs

Vous pouvez bien évidement laisser un message dans chaque groupe ou n'en choisir qu'un. C'est comme vous le voulez.
Que doit contenir votre message? Ce que vous voulez: dessins, mot de remerciement, etc.
Celui-ci a été créé afin de montrer à quel point la saga Harry Potter a laissé une trace chez ses fans francophones.
Vous trouverez plus d'informations ici.

● Enfin, pour les uniformes:
Dorénavant, aucun changement ne sera effectuer quant à la réalisation des uniformes. Pour des raisons d'organisation, il a été décidé que les suggestions face à ceci seront automatiquement refusées.
Nous vous conseillons vivement de vite passer votre commande afin que Buckstar (le responsable des commandes) puisse lancer rapidement l'impression. Celle-ci débutera dans tous les cas en février. Nous nous rendons comptes que nous vous demandons déjà beaucoup de dépenses avec l'auberge et l'eurostar. Cependant, complétez et envoyez quand même le bon de commande afin que votre facture soit faite.
De plus, afin d'éviter les frais de port, nous sommes en train de réfléchir à un envoi groupé à vos ambassadeurs afin que celui-ci puisse dispatcher cela plus facilement et avec moins de frais.
Bien évidement, pour ceux qui sont dans des villes où ils sont seul ou peu, sans ambassadeurs, les frais de port leur seront disponibles. Nous vous tiendrons au courant de la suite de cette affaire.

En conclusion, durant deux heures, nous avons déjà trouver des solutions à beaucoup de problèmes. Cependant, pour que ces solutions fonctionnent, nous avons besoin de vous et de votre bonne volonté. N'oubliez pas également que nous sommes à votre entière disposition pour répondre à n'importe quelles questions. Il n'y a pas de questions stupides!